ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови обласної
державної адміністрації
28.11.2008 № 448
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в апараті та структурних підрозділах
Запорізької обласної державної адміністрації
1 Загальні положення
1.1 Інструкція з діловодства в апараті та структурних підрозділах Запорізької обласної державної адміністрації (далі – Інструкція) встановлює основні правила роботи з документами в апараті та структурних підрозділах облдержадміністрації (далі – облдержадміністрація) і регламентує організацію діловодства від моменту надходження або створення документів до передачі їх в архів облдержадміністрації, Державний архів Запорізької області.
1.2 Діловодство здійснюється державною мовою.
1.3 Інструкція визначає порядок ведення діловодства в облдержадміністрації, її положення поширюються на всі документи, в тому числі створювані за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), а також передані різними засобами електронного зв’язку. Комп’ютерні технології обробки документів та інформацій повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян, визначається окремими розпорядженнями голови облдержадміністрації.
1.4 Загальне керівництво діловодним процесом в облдержадміністрації здійснюють заступник голови - керівник апарату облдержадміністрації, начальники відділів та секторів апарату облдержадміністрації, керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, які в межах наданих прав зобов’язані:
забезпечувати дотримання термінів виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України (далі – документи вищих органів влади), термінів, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також термінів виконання інших документів, що надходять до облдержадміністрації;
вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;
не допускати вимагання від структурних підрозділів облдержадміністрації різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;
забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в облдержадміністрації;
всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення діловодних служб сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
забезпечувати організацію навчання працівників облдержадміністрації з питань організації діловодства та підвищення їх кваліфікації;
здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в облдержадміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами та цією Інструкцією.
1.5 Ведення діловодства в апараті та структурних підрозділах облдержадміністрації покладається на загальні відділи, канцелярії або на секретарів і діловодів (далі – загальний відділ).
1.6 Працівники, які за своїми службовими обов’язками зв’язані з підготовкою, оформленням, реєстрацією документів, повинні бути ознайомлені з цією Інструкцією.
1.7 При звільненні працівника, а також на час його відпустки чи відрядження всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його замінює.
2 Документування управлінської діяльності
2.1 Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документа.
Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передачі інформації, зберігання і використання цієї інформації протягом певного часу або постійно.
2.2 В облдержадміністрації визначається конкретний перелік документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування своєї діяльності.
2.3 Управлінська діяльність в облдержадміністрації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів в облдержадміністрації визначається актами законодавства.
Спільні розпорядчі документи, які мають однакові за формою документи (рішення, накази), структурні підрозділи облдержадміністрації видають у формі «спільних рішень», «спільних наказів», які мають правову силу розпорядчого документа кожної організації, яка приймала цей документ.
2.4 Підставами для прийняття розпорядчих документів в облдержадміністрації є:
Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання облдержадміністрацією покладених на неї завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.5 Розпорядчі документи, які надходять до облдержадміністрації від вищих органів влади, доводяться до структурних підрозділів шляхом:
видання розпорядчих документів, в яких містяться приписи вищого органу влади стосовно виконання завдань облдержадміністрації;
інформаційного листа, якщо розпорядчий документ вищого органу влади не потребує конкретизації.
Облдержадміністрація має право розсилати ксерокопії документів вищих органів влади організаціям разом із супровідним листом.
2.6 Документи, які видаються на підставі підзаконних нормативно-правових актів вищих органів влади, повинні мати посилання на них із зазначенням дати прийняття (видання) та дати державної реєстрації, якщо вони підлягали такій реєстрації, їх номерів і заголовків.
2.7 Хід обговорення питань в облдержадміністрації і рішення, які приймаються на нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. Стенограма додається до протоколу. У протоколах вказується: його порядковий номер і дата засідання; прізвище, ініціали та посади присутніх на засіданні; хто вів засідання; порядок денний; прізвища, ініціали та посади доповідачів і виступаючих.
Підготовка протоколів нарад покладається на помічників голови, заступників голови, заступника голови–керівника апарату облдержадміністрації та на структурні підрозділи, які готували проведення цього заходу.
2.8 Розпорядчі документи облдержадміністрації доводяться до відома виконавців і організацій області шляхом надсилання їм копій цих документів або ознайомлення з ними.
2.9 Рішення колегії облдержадміністрації провадяться в життя розпорядженнями голови облдержадміністрації; рішення колегії структурних підрозділів облдержадміністрації – наказами керівників структурних підрозділів.
2.10 Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися за телефоном, телеграфом або телефаксом.
3 Проходження документів
3.1 Приймання документів
3.1.1 Приймання документів (кореспонденції), що надходить до облдержадміністрації та отриманої різними засобами електронного зв’язку, здійснюється централізовано загальним відділом.
При надходженні документів у неробочий час, вони приймаються відповідальними черговими.
Документи, отримані за факсом або електронною поштою, передаються до загального відділу для реєстрації.
Працівникам облдержадміністрації, крім загального відділу, незалежно від їх службового стану, забороняється приймати документи безпосередньо від представників установ та організацій області.
3.1.2 Вся кореспонденція, за винятком кореспонденції з поміткою «особисто», розкривається, розглядається, реєструється та передається загальним відділом керівництву облдержадміністрації або структурним підрозділам.
Кореспонденція з поміткою «особисто» передається адресатам нерозкритою. Якщо під час розгляду було виявлено, що це – службова кореспонденція, вона підлягає поверненню для реєстрації до загального відділу.
Заяви, скарги та пропозиції громадян передаються до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації, який забезпечує діловодство за зверненнями громадян згідно із відповідною інструкцією.
3.1.3 При розкритті конвертів перевіряється правильність доставки, непошкодженість упаковки, відповідність номерів на конвертах номерам на документах.
Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру на документі, складається акт у двох примірниках, один надсилається відправнику, а другий залишається в загальному відділі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
3.1.4 Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.
3.2 Попередній розгляд документів
3.2.1 Кореспонденція, яка надійшла до облдержадміністрації, підлягає обов’язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється загальним відділом.
Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, які адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.
В апараті обласної державної адміністрації пропозиції, заяви і скарги громадян передаються у відділ роботи із зверненнями громадян.
3.2.2 Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом облдержадміністрації або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
3.2.3 Попередній розгляд документів здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, відповідно до затвердженого в облдержадміністрації розподілу обов’язків, положень про структурні підрозділи, номенклатури справ тощо.
3.2.4 Обробка і передача документів керівництву облдержадміністрації, виконавцям здійснюються в день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Документи, які виконуються кількома виконавцями, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається виконавцеві, який в резолюції вказаний першим або залишається у загальному відділі.
3.2.5 На розгляд керівництва передаються всі документи, які надійшли до облдержадміністрації.
Керівництву облдержадміністрації відразу після реєстрації, в папці з грифом «Невідкладно», передаються акти законодавства, акти Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, яка надходить від органів вищого рівня.
Закони України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності облдержадміністрації і потребують вирішення керівництвом, розглядаються «першочергово».
Кореспонденція, яка надходить на адресу голови обласної державної адміністрації, доповідається його помічником, на адресу його заступників – помічниками заступників голови.
3.2.6 Документи розглядаються керівництвом облдержадміністрації в день надходження. Результати розгляду документів фіксуються в резолюції.
3.3 Реєстрація документів
3.3.1 Реєстрація документів – це фіксація факту створення або надходження документів шляхом проставляння на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних картках необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.
3.3.2 Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи облдержадміністрації, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також тих, які обліковуються в облдержадміністрації у спеціалізованих облікових формах (бухгалтерські документи первинного обліку, місячні та квартальні звіти установ та організацій тощо).
Не підлягають реєстрації документи облдержадміністрації, визначені в додатку 1.
3.3.3 Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в облдержадміністрації лише один раз: вхідні – в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані – в день підписання або затвердження. У разі передання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється. Передання здійснюється тільки через загальний відділ.
3.3.4 Реєстрація документів в апараті обласної державної адміністрації здійснюється централізовано загальним відділом.
Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян здійснюється окремо. В апараті обласної державної адміністрації вони реєструються у відділі роботи із зверненнями громадян.
3.3.5 Для реєстрації документів застосовується єдина контрольно – реєстраційна картка, придатна для оброблення на ПК (додаток 2).
3.3.6 При картковій формі реєстрації документів контрольно –реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників.
3.3.7 Якщо довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, контрольно-реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для загального відділу та структурного підрозділу, якому контрольно-реєстраційна картка передається разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірники контрольно-реєстраційної картки.
3.3.8 Контрольно-реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.
Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.
3.3.9 Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України проводиться централізовано загальним відділом.
Документи, складені в облдержадміністрації, повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис (додаток 3).
Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів визначається облдержадміністрацією.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач може одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації.
3.3.10 Журнальна форма реєстрації допускається лише в тих структурних підрозділах облдержадміністрації, де обсяг документообігу на рік складає до 500-600 документів.
3.3.11 При журнальній формі реєстрації документів рекомендується вести такі види журналів:
журнал реєстрації вхідних документів (додаток 4);
журнал реєстрації вихідних документів (додаток 5);
журнал реєстрації власних наказів, інструкцій, протоколів (додаток 6);
журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян.
При великому обсязі розпорядчих документів, що надходять від вищих органів влади, для їх реєстрації може бути заведений окремий журнал.
4 Складання та оформлення документів
4.1 Складання документів
4.1.1 Для складання документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (210 х 148 мм) та А6 (105 х 148 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2 Документи в облдержадміністрації, як правило, оформляються на бланках. Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, як основні, треба використовувати два формати паперу згідно з ДСТУ 9327 – А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки форматів А3 (297 х 420 мм) і А 6 (105 х 148 мм).
Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30 – лівий;
10 – правий;
20 – верхній та нижній.
Бланки виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Можна виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.
В облдержадміністрації встановлюється два види бланків: бланк листа і бланк організаційно-розпорядчого документа (додатки 7, 8 ).
Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка треба розміщувати одним із способів: сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).
В облдержадміністрації бланки підлягають обов’язковому обліку. Порядкові номери, які проставляються нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.
Не на бланках оформляються заяви працівників, окремі службові довідки та документи, створювані від імені кількох або більше організацій.
4.1.3 Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з цього питання документів.
4.1.4 Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання. Винятком є складання протоколів, наказів, звітів та інших узагальнюючих документів.
4.1.5 Тексти документів можуть оформлятися у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або їх поєднання.
Суцільний текст використовується при складанні розпорядчих документів, правил, положень, листів тощо. Він може складатися із розділів, які в необхідних випадках мають заголовки і нумерацію.
Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, з двох частин: у першій частині вказується обґрунтування або підстава складання документа, у другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: розпорядження, накази – розпорядчу частину без констатуючої, листи – прохання без пояснень тощо.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Найменування ознак об’єкта та їх характеристики повинні бути виражені у називному відмінку або словосполученням з іменником у називному відмінку, показники можуть бути виражені цифрами.
Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про декілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих документах тощо.
Таблиці мають два рівні членування тексту: вертикальний – графи, горизонтальний – рядки у розділах, підрозділах, пунктах, підпунктах.
Графи таблиці нумеруються, якщо таблиця друкується більше ніж на одній сторінці, на наступних сторінках позначаються номери граф. Заголовки і підзаголовки граф та рядків розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів повинні бути виражені іменником у називному відмінку однини. У назві графи та в тексті таблиці використовуються тільки загальноприйняті скорочення та умовні позначення.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об’єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
4.1.6 Частини текстів (розділи, підрозділи, пункти, підпункти) нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1, 1.2, 2.1, 2.2).
Крапка після останньої цифри числового знака розділу, підрозділу, пункту, підпункту не ставиться.
Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому порядку, прийнятому для цього виду документа.
Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.
4.1.7 Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення таких документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, покладається головою облдержадміністрації на одного із його заступників відповідно до розподілу обов’язків та інших документів – на керівників структурних підрозділів облдержадміністрації.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однакою мірою всі ці посадові особи.
В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих органів.
4.2 Оформлення документів
4.2.1 Документи, що складаються в облдержадміністрації, повинні мати визначений комплекс реквізитів та постійний порядок їх розміщення (додатки 9, 10): назва облдержадміністрації – автора документа, код облдержадміністрації, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493/92 «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів виконавчої влади» заносяться до державного реєстру, повинні мати у правому куті верхнього берега після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 22).
4.2.2 Назва структурного підрозділу облдержадміністрації – автора документа зазначається відповідно до Положення про нього.
Скорочена назва вживається тільки у разі, коли вона офіційно зафіксована у положенні про структурний підрозділ облдержадміністрації. На бланку скорочена назва розміщується слідом за повною.
4.2.3 До кожного документа, що друкується на папері формату А4 (210х297), обов’язково, незалежно від його призначення, складається заголовок (короткий зміст). Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.
Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: наказ, розпорядження, рішення або лист (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання колегії. Заголовок друкується з міжрядковим інтервалом «точно».
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формуватися узагальнено.
Заголовки не складаються для телефонограм, повідомлень та для документів, текст яких друкується на папері формату А5 (148х210).
4.3 Датування документів
4.3.1 Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яка оформляється цифровим способом.
4.3.2. Датою видання (прийняття) і набуття чинності розпорядчого документа вважається дата його підписання головою облдержадміністрації або дата прийняття документа відповідним органом, якщо в документі не вказаний інший термін набуття ним чинності, за виключенням документів, що стосуються прав та обов’язків громадян або мають загальний характер, які набирають чинності з моменту їх офіційного оприлюднення, якщо самими актами не встановлено пізніший термін введення їх в дію.
4.3.3 Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
Приклад
15.02.2008
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.
Приклад
07.05.2008
У нормативно-правових актах, документах з кадрових питань і документах, які містять відомості фінансового характеру, застосовується цифровий або словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 20.01.2008 або 20 січня 2008 року.
4.3.4 Обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, зв’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).
4.3.5 Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
4.4 Індексація документів
4.4.1 Індексація документів в облдержадміністрації полягає у присвоєнні їм умовних позначень – реєстраційних індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2 Реєстраційні індекси вихідних і створюваних в облдержадміністрації документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року, коду загального відділу, номера справи за номенклатурою, наприклад: 0125/08-15.
Реєстраційний індекс вихідного документа – відповіді (інформації) складається аналогічно до складеного індексу вхідного документа.
Реєстраційний індекс вихідного (ініціативного) документа складається з коду загального відділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року, наприклад: 08-10/2125.
4.4.3 Реєстраційними індексами розпорядчих документів (розпоряджень, наказів з питань основної діяльності та з особового складу, протоколів) є реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.
4.4.4 Реєстраційні індекси пропозицій, заяв і скарг громадян можуть доповнюватися першою буквою прізвища автора.
4.4.5 На документах, що готуються спільно кількома установами, реєстраційні індекси авторів проставляються через правобіжну похилу риску у порядку зазначення авторів на документі, а дата - за останньою датою підписання документа, наприклад: 465/162/923 від 15.05.2008.
4.5 Адресування документів
4.5.1 Адресатами документа можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.
4.5.2 У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їх назви подаються у називному відмінку.
Приклад
Міністерство юстиції України
Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному.
Приклад
Державний комітет архівів України
Відділ формування Національного
архівного фонду і діловодства
Провідному спеціалістові
Прізвище, ініціал(и)
У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.
Приклад
Голові Державного комітету
статистики України
Прізвище, ініціал(и)
У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.
Приклад
Головам районних державних адміністрацій
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.
4.5.3 До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи повинні відповідати правилам надавання послуг поштового зв’язку.
Приклад
Запорізька облдержадміністрація
пр. Леніна, 164,
м. Запоріжжя, 69107
Поштова адреса не зазначається на документах, які надсилаються вищим органам влади та постійним кореспондентам, а вказується на конвертах.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа рaзовим кореспондентам.
Приклад
Редакція газети
"Запорізька правда”
пр.Леніна,152,
м. Запоріжжя, 69000
Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Приклад
Іванченко Петро Семенович
вул. Грязнова, 8, кв. 5,
м. Запоріжжя, 69002
4.6 Погодження документів
4.6.1 У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству в облдержадміністрації здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету України, доручень Прем’єр-міністра України проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівництвом облдержадміністрації невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у термін, визначений їх розробниками.
4.6.2 Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування.
Приклад
Начальник головного управління економіки
Підпис Ініціал(и), прізвище
20.05.2008
4.6.3 Віза проставляється на примірниках документів, які залишаються в облдержадміністрації, на лицьовому боці нижче підпису. Якщо на лицьовому боці останнього аркуша документа для цього не вистачає місця, віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
4.6.4 Для погодження документів складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження: «Аркуш погодження додається».
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
|
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа
|
||
|
Проект погоджено |
Підпис, дата
|
|
|
Прізвище, ініціал(и) |
Посада |
|
4.6.5 Візування документа для посадових осіб, яких він стосується, є обов’язковим.
Зауваження, висновки і доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що в «Аркуші погодження» робиться відповідна відмітка.
Приклад
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються
25.05.2008
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.6.6 Зовнішнє погодження документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому березі останнього аркуша документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує проект документа (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалів, прізвища та дати погодження.
Приклад
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра економіки України
Підпис Ініціал(и), прізвище
15.05.2008
Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Вищої атестаційної комісії України
16.05.2008 № 39
Оригінали проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації візуються керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації, інших органів, працівниками апарату облдержадміністрації, які здійснювали його опрацювання, в обов'язковому порядку: начальником юридичного відділу, начальником загального відділу, завідувачем сектора контролю, або особами, що їх заміщують; першим заступником голови, заступниками голови обласної державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
Помічники заступників голови візують листи, які підготовлені за підписом заступників голови обласної державної адміністрації.
Відповідальність за зміст документа несуть в однаковій мірі всі особи, які його візують.
4.6.7 Завізовані проекти розпоряджень подаються на підпис голові обласної державної адміністрації.
4.6.8 Підписані розпорядження надходять до загального відділу апарату обласної державної адміністрації;
підписані накази з кадрових питань – до відділу кадрової роботи апарату облдержадміністрації;
підписані інформації, листи, відповіді тощо – до загального відділу апарату обласної державної адміністрації;
відповіді на заяви, скарги та пропозиції громадян – до відділу роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації.
4.7 Засвідчення документів
4.7.1 Засвідчення документів в облдержадміністрації здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння печатки.
4.7.2 Документи облдержадміністрації підписують посадові особи відповідно до їх компетенції згідно з розподілом обов’язків.
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписують лише керівник установи або його заступник відповідно до їх повноважень.
Документи, які надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.
4.7.3 В облдержадміністрації документи підписують:
голова облдержадміністрації – Президентові України,
Голові Верховної Ради України,
Прем’єр-міністрові України
|
заступники голови – облдержадміністрації (за погодженням з головою облдержадміністрації) |
міністерствам, державним комітетам і відомствам України
|
Доповіді, доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписуватися виконавцем, якщо вирішувані питання не виходять за межі його компетенції.
4.7.4 Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
Приклади
1 Голова Державного
комітету статистики Підпис Ініціал(и), прізвище
2 Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
4.7.5 При підписанні розпорядчих документів (розпоряджень, доручень, наказів) підписується виключно оригінал.
У разі надсилання документа іншим органам влади, установам примірники засвідчуються печаткою загального відділу.
4.7.6 Документи, які направляються одному адресату, підписуються в двох примірниках: перший направляється адресату, другий – до загального відділу.
4.7.7 У разі надсилання документа одночасно кільком вищим органам влади керівник підписує всі примірники документа.
При надсиланні документа одночасно кільком звичайним адресатам підписується тільки оригінал, який залишається у справі облдержадміністрації, на місця розсилаються засвідчені загальним відділом примірники.
4.7.8 Документи, як правило, підписуються однією особою. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їх підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
Приклад
Начальник управління Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
4.7.9 Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їх підписи розташовують на одному рівні.
Приклад
Начальник управління Начальник управління
охорони здоров’я освіти
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище
4.7.10 Документи засідань колегії підписуються головуючим на засіданні колегії та секретарем.
Приклад
Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
4.7.11 При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб – авторів, а розподіл обов'язків у складі комісії.
Приклад
Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище
|
Члени комісії Підпис Ініціал(и), прізвище |
4.7.12 У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом).
Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
4.7.13 Розпорядчі документи, що приймаються в облдержадміністрації, підписують:
|
розпорядження голови облдержадміністрації |
– голова облдержадміністрації |
|
додатки до розпоряджень |
– заступник голови - керівник апарату облдержадміністрації |
4.7.14 Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 11).
4.7.15 Затвердження документа в облдержадміністрації здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням відповідного розпорядження голови облдержадміністрації. Обидва способи затвердження мають однакову силу.
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядженням голови облдержадміністрації.
4.7.16 Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Приклад
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник головного фінансового управління Підпис Ініціал(и), прізвище 15.05.2008
|
4.7.17 Якщо документ затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації, то гриф затвердження складається: зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера документа, який затверджується, у називному відмінку.
Приклад
|
|
ЗАТВЕРДЖЕНО Розпорядження голови обласної державної адміністрації 15.01.2008 № 8 |
4.7.18 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.
4.7.19 У реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження» та «Гриф погодження» повинна вказуватися фактична посада особи, що підписала, затвердила або погодила документ, її ініціали та прізвище.
4.7.20 На документах, які засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою облдержадміністрації. Гербова печатка ставиться також на положеннях, договорах, посвідченнях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначає облдержадміністрація на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 12).
Печатка, яка відтворює найменування загального відділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпоряджень голови облдержадміністрації у разі їх розсилання.
4.7.21 Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
4.8 Резолюція
4.8.1 Резолюція – це напис на документі, зроблений посадовою особою облдержадміністрації, який містить завдання щодо виконання документа.
4.8.2 Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту завдання, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. У разі, коли завдання дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у резолюції першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання завдання їй надається право координувати роботу всіх зазначених виконавців.
4.8.3 На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
4.8.4 Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
4.8.5 Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
В апараті облдержадміністрації резолюції оформлюються на окремих аркушах або спеціальних бланках, які зберігаються разом із документом.
4.9 Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1 Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України здійснюється згідно з орієнтовними графіками, які у разі потреби розробляються і подаються на затвердження керівництву облдержадміністрації разом із зазначеними документами.
Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, вважається день реєстрації в облдержадміністрації вихідних документів, які містять інформацію про виконання відповідних завдань.
4.9.2 Під час проходження документа в облдержадміністрації обов’язково робляться такі відмітки:
про надходження (реєстрацію) документа – у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа ставлять штамп, який містить назву облдержадміністрації, дату надходження документа, реєстраційний індекс документа, кількість аркушів;
на оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому вільному березі лицьового боку першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню в обласну державну адміністрацію».
про взяття документа на контроль – на лівому березі першого аркуша документа позначають літерою «К» на рівні заголовка до тексту, а також на окремому аркуші ставлять штамп «Контроль» ;
про виконання документа і направлення його до справи – у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа ставлять відмітку. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова (штамп) «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
Приклад
|
|
До справи № 6-24 Відповідь надіслано 13.05.2008 № 356/08-41 Посада Ініціал(и), прізвище 25.05.2008 |
Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена.
4.9.3 Документ, над яким завершено роботу, з усіма матеріалами до нього залишається у тимчасовому архіві загального відділу.
4.9.4 Документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця. Прізвище, або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Приклади
|
|
1 Іванченко 556 07 25 2 Іванченко Петро Михайлович 556 07 25 |
4.10 Оформлення копій документів
4.10.1 Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва облдержадміністрації або керівника відповідного структурного підрозділу. Облдержадміністрація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею створені.
При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників облдержадміністрація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2 Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами, засобами оперативної поліграфії або за допомогою копіювальних апаратів. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка «копія» зазначається у правому куті верхнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту «Підпис».
Приклад
|
Згідно з оригіналом Начальник відділу 15.05.2008 |
Підпис Ініціал(и), прізвище
|
У разі направлення копії з документа в інші установи або видачі її на руки відмітка про засвідчення копії повинна бути завірена печаткою.
4.10.3 На копіях вихідних документів, які залишаються у справі облдержадміністрації, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.
Приклад
Дата, індекс
----------------
Текст
|
Начальник управління |
Підпис Ініціал(и), прізвище |
|
Згідно з оригіналом Старший інспектор |
Підпис Ініціал(и), прізвище |
На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
4.11 Оформлення додатків до документів
4.11.1 Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2 Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
4.11.3 Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
4.11.4 У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
Затвердити склад комісії з питань… (додається).
Внести зміни до Переліку … згідно з додатком.
Додаток до розпорядження голови облдержадміністрації повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у правому куті верхнього берега лицьового боку першого аркуша додатка.
Приклад
|
|
Додаток 1 до розпорядження голови обласної державної адміністрації 12.05.2008 № 136 |
4.11.5 У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери: додаток 1, додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
4.11.6 Додатки до розпоряджень голови облдержадміністрації підписуються заступником голови-керівником апарату облдержадміністрації, візуються керівниками структурних підрозділів, які вносять проект на розгляд, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка та завіряються гербовою печаткою.
4.11.7 Додатки до листів, інформацій, довідок, звітів, протоколів, тощо підписуються керівниками структурних підрозділів і оформляються таким чином.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників.
Приклад
Додатки: 1 Проект плану науково-дослідної роботи на 2008 рік
на 12 арк. у 2 прим.
2 Довідка про виконання робіт на 4 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повні назви яких наводяться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додатки: 1 на 5 арк. у 2 прим.
2 на 1 арк. у 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: пропозиції голови райради міста Мелітополя від
25.01.2008 та додаток до них, усього на 6 арк. у 2 прим.
Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість їх аркушів не зазначають.
Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють так:
Додаток: на 5 арк. в 2 прим. на першу адресу.
4.12 Вимоги до документів
4.12.1 В облдержадміністрації та структурних підрозділах друкуються тільки службові документи.
4.12.2 Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють один від одного 1,5 – 2 міжрядковими інтервалами.
Приклад
|
ПОГОДЖЕНО 1,5 Голова обласної державної 1 адміністрації
2 Підпис Ініціал(и), прізвище 1,5 Дата |
|
4.12.3 Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5–3 міжрядковими інтервалами.
4.12.4 Назву виду документа друкують великими літерами (шрифт Times New Roman, розмір 14).
4.12.5 Розшифровання підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.
4.12.6 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
4.12.7 Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
12,5 мм – для початку абзаців у тексті;
92 мм – для реквізиту «Адресат»;
104 мм – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
125 мм – для розшифровання підпису в реквізиті "Підпис";
не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посад у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
4.12.8 За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого берега; другий – через 104 мм.
4.12.9 Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.
4.12.10 Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.
Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.
4.13 Розмноження документів
4.13.1 Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається в апараті обласної державної адміністрації – заступником голови-керівником апарату облдержадміністрації, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів за погодженням із начальником відділу господарського забезпечення апарату облдержадміністрації.
4.13.2 Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу та начальник відділу господарського забезпечення апарату облдержадміністрації (додаток 13).
4.13.3 Документи для розмноження передаються до відділу господарського забезпечення апарату облдержадміністрації разом із замовленням.
4.13.4 Замовлення реєструється в спеціальних журналах обліку роботи (додаток 14). При одержанні розмноженого матеріалу працівник ставить підпис у спеціальному журналі.
4.13.5 Оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.
4.14 Підготовка та оформлення документів до засідання колегії облдержадміністрації
4.14.1 Засідання колегії облдержадміністрації (далі – засідання колегія) проводяться відповідно до затвердженого головою облдержадміністрації квартального плану роботи облдержадміністрації.
Періодичність проведення, дата, час, місце та порядок денний засідання колегії визначається її головою.
У плані проведення засідань колегії зазначаються питання, які необхідно розглянути, особи, відповідальні за підготовку чи подання матеріалів для розгляду, орієнтовна дата проведення засідання колегії.
На розгляд засідання колегії виноситься, як правило, не більше двох основних питань.
Додаткові питання до затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені до порядку денного за рішенням її голови не пізніше ніж за десять днів до чергового засідання.
4.14.2 Підготовка матеріалів до засідання колегії здійснюється згідно з планом підготовки і проведення, який затверджується головою колегії і в якому зазначаються питання, які необхідно розглянути, строк подання матеріалів, особи, відповідальні за їх підготовку та подання, орієнтовна дата проведення засідань колегії.
4.14.3 На розгляд колегії подаються:
проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;
порядок проведення засідання колегії;
довідки з питань порядку денного засідання колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій (у разі необхідності);
проекти розпоряджень голови облдержадміністрації, в окремих випадках – проекти рішень колегії;
список членів колегії;
список запрошених осіб із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;
список осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;
довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного (у разі необхідності).
4.14.4 Членам колегії матеріали подаються не пізніше ніж за три дні до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день до засідання.
4.14.5 Організаційний відділ апарату облдержадміністрації готує та надає до загального відділу апарату облдержадміністрації порядок денний засідання колегії, списки запрошених, списки бажаючих виступити, телефонограму, порядок проведення засідання колегії, завізовані заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальником організаційного відділу.
4.14.6 Керівники структурних підрозділів, відповідальні за підготовку питання на засідання колегії, забезпечують надання матеріалів, завізовані заступником голови облдержадміністрації або відповідальним керівником структурного підрозділу, до загального відділу апарату облдержадміністрації у терміни, визначені планом підготовки та проведення засідання колегії, але не пізніше, ніж за сім днів до чергового засідання у друкованому та електронному вигляді. Загальний відділ апарату облдержадміністрації контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє правильність їх оформлення.
4.14.7 Після засідання колегії структурні підрозділи, відповідальні за підготовку питання до засідання колегії, доопрацьовують протягом десяти днів (якщо головою колегії не встановлено інший термін) проекти розпоряджень голови облдержадміністрації з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджують з іншими структурними підрозділами, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, членами колегії та подають на розгляд голові облдержадміністрації.
4.14.8 За підсумками засідання колегії секретар колегії (начальник загального відділу апарату облдержадміністрації) складає протокол, який підписує голова та секретар колегії. У протоколі обов’язково зазначаються його номер, дата, місце проведення засідання (у разі необхідності – час проведення) та включаються: списки членів колегії та запрошених на засідання (згідно з реєстрацією), питання порядку денного, доповіді, виступи, репліки членів колегії, прийняті рішення з питань порядку денного.
Протокол є підставою для видання відповідного розпорядження голови облдержадміністрації.
4.14.9 Підписаний головою колегії протокол та матеріали з питань порядку денного засідання колегії переплітаються типографським способом.
4.14.10 З протоколу засідання колегії робиться 2 копії, одна з яких направляється до Секретаріату Президента України, друга – зберігається у загальному відділі апарату облдержадміністрації разом з оригіналом протоколу.
4.14.11 Підписані головою облдержадміністрації розпорядження доводяться до членів колегії, керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств, установ та організацій області, територіальних органів центральних органів виконавчої влади в установленому порядку.
4.14.12 Під час закритих засідань колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.
4.14.13 Матеріали засідань колегії зберігаються у встановленому порядку у загальному відділі апарату облдержадміністрації.
4.15 Оформлення документів про відрядження та ведення табеля робочого часу
4.15.1 Відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи облдержадміністрації з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім’я керівництва облдержадміністрації зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву облдержадміністрації, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.
4.15.2 Направлення працівників облдержадміністрації у відрядження оформляється видачею посвідчення про відрядження за формою згідно з додатком 15.
4.15.3 Реєстрація осіб, які відбувають у відрядження, ведеться в спеціальних журналах за формою згідно з додатком 16.
4.15.4 В апараті обласної державної адміністрації ведення журналу реєстрації працівників, які направляються у відрядження, та відмітки в посвідченнях про відрядження покладаються на загальний відділ апарату облдержадміністрації. Ведення табеля робочого часу – на відділ кадрової роботи апарату облдержадміністрації.
Посвідчення про відрядження візуються керівником структурного підрозділу і підписуються заступником голови – керівником апарату обласної державної адміністрації.
4.15.5 Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою до відділу фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації.
5 Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції
5.1 Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано загальним відділом у день їх одержання або не пізніше наступного робочого дня.
Відправлення або передача працівниками облдержадміністрації документів без їх реєстрації в загальному відділі апарату облдержадміністрації не допускається.
5.2 Під час приймання вихідних документів від виконавців загальний відділ обов'язково перевіряє:
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
наявність та правильність зазначення адреси кореспондента;
наявність підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копіях документів, що залишаються в загальному відділі;
наявність додатків та відміток про додатки на документі;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3 Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті обов’язково здійснюється напис номерів тих документів, які покладені у конверт для відправлення.
5.4 Документи, які адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
5.5 При направленні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити повну поштову адресу: вулиця, номер будинку, місто, область, поштовий індекс.
5.6 У реєстраційній картці або в журналі зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
5.7 Документи, які доставляються кур’єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі або під розписку отримувача на другому примірнику документа.
5.8 Оригінали розпоряджень, рішень, наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
5.9 Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до загального відділу у години, встановлені для цього Інструкцією з діловодства.
5.10 Кореспонденція в загальному відділі апарату облдержадміністрації приймається для відправлення до 14 год. 30 хв., а в п’ятницю – до 12 години. Після вказаного часу приймається тільки термінова кореспонденція.
5.11 Документи, оформлені з порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.
6 Організація контролю за виконанням документів
Контрольна діяльність в облдержадміністрації здійснюється відповідно до розпорядження голови облдержадміністрації про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації.
6.1 Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.1.1 Облдержадміністрація, відповідальна за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, у разі потреби розробляє відповідні плани заходів та здійснює контроль за їх виконанням.
6.1.2 Відповідно до цієї Інструкції контролю підлягає дотримання термінів виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, термінів розгляду запитів і звернень народних депутатів України, а також термінів виконання розпоряджень голови облдержадміністрації, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.
6.1.3 Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальними за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
6.1.4 Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснює перший заступник або заступник голови облдержадміністрації відповідно до розподілу обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на загальний відділ та сектор контролю апарату облдержадміністрації.
6.2 Терміни виконання документів
6.2.1 Документ може бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 17).
6.2.2 У разі коли термін виконання у документі не зазначено, облдержадміністрація або визначає термін і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання, або документ виконується протягом місяця, про що повідомляє співвиконавцям.
Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний термін.
Телеграми, в яких порушуються питання, які потребують термінового вирішення, виконуються до 2 днів, решта – протягом 10 днів.
6.2.3 У разі коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений термін неможливо, керівник структурного підрозділу (відповідальний за виконання) до закінчення раніше встановленого терміну з викладенням відповідного обґрунтування визначає новий термін, про що повідомляє посадовій особі, яка встановила термін виконання завдання.
6.2.4 Голова облдержадміністрації відразу після реєстрації документа розглядає і встановлює термін виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України.
6.2.5 Пропозиція щодо продовження терміну виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Секретаріату Президента України за сім днів до закінчення встановленого терміну.
6.3 Здійснення контролю за виконанням документів
6.3.1 Контрольна діяльність обласної державної адміністрації включає:
постановку документів на контроль;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
здійснення випереджувальних заходів щодо вчасного виконання документів;
попередні перевірки за ходом виконання документів;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
зняття документів з контролю;
формування архівних справ документів.
6.3.2 Контроль за виконанням документів в облдержадміністрації здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольних карток (РКК) на ПК. Під час взяття документа на контроль на лівому березі першого аркуша документа позначають літерою «К» на рівні заголовка до тексту, а також на окремому аркуші ставлять штамп "Контроль", після чого документ передається виконавцеві.
6.3.3 При автоматизованій формі контролю пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання, змістом тощо.
6.3.4 Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дана відповідь по суті.
6.3.5 Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі та РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
6.3.6 Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву облдержадміністрації.
6.4 Здійснення контролю за виконанням розпоряджень голови обласної державної адміністрації
6.4.1 Розпорядження голови облдержадміністрації (далі –розпорядження) обов’язкові для виконання державними органами, організаціями, яким вони адресовані.
6.4.2 Контроль за виконанням розпоряджень здійснюють голова облдержадміністрації, його заступники, керівники структурних підрозділів.
6.4.3 З урахуванням характеру питань, визначених у розпорядженні, контроль за його виконанням здійснює та особа, на яку покладено контроль, відповідальність за організацію виконання несе структурний підрозділ, який безпосередньо готував розпорядження.
Загальний відділ апарату облдержадміністрації на контрольне розпорядження формує «Контрольну папку» (контрольне розпорядження, «Контрольний лист», «План організації виконання розпорядження голови облдержадміністрації», «Інформація про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації») і передає її відповідальному за здійснення контролю.
6.4.4 Розпорядження виконуються в установлені в них терміни, а в разі їх відсутності помічники заступників голови облдержадміністрації в залежності від характеру і змісту питань узгоджують з керівниками термін виконання документа. Про встановлений термін виконання інформують загальний відділ.
6.4.5 Після одержання «Контрольної папки» помічник заступника голови облдержадміністрації організовує контроль за всіма етапами виконання розпорядження, про що періодично інформує відповідного заступника голови облдержадміністрації.
6.4.6 Для зняття з контролю розпорядження відповідним структурним підрозділом готується інформація про хід виконання розпорядження (у друкованому вигляді) і разом із усіма матеріалами передається відповідному заступнику голови облдержадміністрації, який доповідає голові облдержадміністрації.
Голова облдержадміністрації приймає рішення про зняття розпорядження з контролю або продовжує термін його виконання. У разі продовження терміну виконання структурний підрозділ під керівництвом відповідного заступника голови облдержадміністрації продовжує виконання розпорядження.
6.4.7 У порядку контролю за виконанням розпоряджень на нарадах заслуховуються звіти заступників голови, керівників структурних підрозділів облдержадміністрації про хід їх виконання.
6.4.8 Координацію роботи з контролю за виконанням розпоряджень здійснює заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації, який доповідає про її стан голові обласної державної адміністрації.
7 Складання номенклатури і формування справ
7.1 Складання номенклатури справ
7.1.1 Номенклатура справ (далі – номенклатура справ) – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві облдержадміністрації, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
7.1.2 Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення в облдержадміністрації єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання.
7.1.3 Кожна установа, незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ, має зведену індивідуальну номенклатуру справ, яка складається з номенклатури справ структурних підрозділів.
7.1.4 Номенклатура справ розробляється на основі вивчення складу, змісту і кількості документів, що утворюються в процесі діяльності облдержадміністрації. При цьому треба керуватися положенням про облдержадміністрацію, про її структурні підрозділи, штатним розписом, планами та звітами про роботу організації, типовими і примірними номенклатурами справ, переліками типових документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурою справ за минулі роки, описами справ постійного та тимчасового зберігання, довідковими картотеками.
7.1.5 Під час розроблення зведеної номенклатури справ, крім номенклатури справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність облдержадміністрації в цілому. При цьому використовуються положення про облдержадміністрацію та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання облдержадміністрації на наступний рік.
7.1.6 Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її внутрішньої побудови.
Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури. Розділом у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити загальний відділ. Наприклад: загальний відділ, організаційний відділ тощо.
Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами та окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справ, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад: планування, фінансування, прогнозування тощо.
7.1.7 Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи.
До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ та документи.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення, з одним найменуванням та одним і тим самим індексом.
7.1.8 До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес–інформації тощо.
7.1.9 Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання схвалюється експертною комісією (ЕК) облдержадміністрації й погоджується з експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Запорізької області, після чого затверджується заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації (додаток 18).
7.1.10 Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ протягом діловодного року в графі «Примітка» робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів для їх продовження тощо.
7.1.11 У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом начальник загального відділу.
7.1.12 Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Запорізької області.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
перший (недоторканий) – зберігається в загальному відділі;
другий – передається для здійснення контролю за формуванням справ до архіву облдержадміністрації;
третій – надсилається до Державного архіву Запорізької області;
четвертий – розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.
7.1.13 Зведена номенклатура справ облдержадміністрації, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щороку не пізніше грудня переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються, схвалюються ЕК, затверджуються заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації та вводяться в дію з 1 січня нового року.
Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з Державним архівом Запорізької області один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи облдержадміністрації.
7.2 Формування справ
7.2.1 Формування справ – це групування закінчених в діловодстві документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2 Установлюється такий порядок групування документів у справи :
у справи вміщуються тільки оригінали документів або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються протягом усього часу роботи посадової особи в облдержадміністрації;
документи постійного та тимчасового зберігання, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання, формуються у різні справи.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:
до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої – тимчасового зберігання;
до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщуються ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.
7.2.3 Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов’язковим унесенням її назви та строку зберігання і діючу номенклатуру справ.
7.2.4 Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
7.2.5 Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.6 Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями), уміщуються в справи разом із цими документами.
7.2.7 Накази, розпорядження з основної діяльності, з кадрових питань, про прийняття, звільнення, заохочення працівників, про надання відпусток, про накладання стягнень на працівників, про відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.
7.2.8 Документи засідань колегії облдержадміністрації групуються у справу: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації та проведення засідань колегії (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).
Протоколи засідань колегії групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань колегії систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
7.2.9 Доручення вищих органів влади і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності облдержадміністрації, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.
7.2.10 Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
7.2.11 Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
7.2.12 В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії), витяги з наказів (розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
7.2.13 Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.14 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в облдержадміністрації здійснює загальний відділ.
7.3 Оперативне зберігання документів
7.3.1 Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів облдержадміністрації зберігаються за місцем їх формування справ згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в загальному відділі.
З метою підвищення оперативності пошуку документів, справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2 Зберігання справ у структурних підрозділах забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3 З метою забезпечення зберігання документів справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4 Видавання справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу заступника голови-керівника апарату облдержадміністрації. На видану справу заводиться картка-замінник справи, в якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справа видана, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу.
Справи, що видавалися для користування протягом минулого року, перевіряються за книгами видавання справ з архіву та актами про видання справ у тимчасове користування.
7.3.5 Вилучення документа зі справ постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8 Підготовка справ до зберігання та використання
8.1 Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються в архів облдержадміністрації для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються в архів за погодженням із заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації. Їх передання здійснюється тільки за описами справ.
8.2 Підготовка справ для передання до архіву облдержадміністрації включає: експертизу цінності документів, перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації.
8.3 Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання та передбачає всебічне вивчення цих документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення.
8.4 Для організації та проведення цінності документів в облдержадміністрації створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
8.5 Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і типових, відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності в облдержадміністрації складаються описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ).
8.6 Вилучення для знищення документів і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання описів справ з особового складу та за цей же період: акти про вилучення документів для знищення, не внесених до НАФ, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ.
Акти затверджуються заступником голови–керівником апарату облдержадміністрації після схвалення описів справ постійного зберігання та погодження описів справ з особового складу експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Запорізької області (додаток 19).
8.7 Справи включаються в акт про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатись в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п’ятирічним строком зберігання – не раніше 1 січня 2006 року.
8.8 Після затвердження акта про вилучення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками загального відділу господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
8.9 Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
8.10 Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться. Справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири протоколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.
8.11 Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами тощо), мають внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо.
8.12 Обкладинка справ постійного і тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою (додаток 20).
8.13 Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
8.14 На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.
8.15 На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
8.16 На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і за погодженням з Державним архівом Запорізької області – номер опису і фонду.
8.17 У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
8.18 За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з особового складу.
8.19 Описи справ, зазначених у пункті 8.18 цієї Інструкції, категорій як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу окремо (для установ із складною структурою), складаються за встановленою формою (додаток 21).
8.20 Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому схваленню ЕПК Державного архіву Запорізької області через два роки після завершення справ у діловодстві.
На розгляд до Державного архіву Запорізької області надсилаються всі чотири примірники описів, три з яких після схвалення залишається у Державному архіві Запорізької області, а один (недоторканий) повертається до облдержадміністрації. Відповідно до схвалених описів облдержадміністрація передає справи до Державного архіву Запорізької області в установлені строки.
8.21 Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи справ постійного зберігання.
Описи справ тривалого зберігання Державним архівом Запорізької області не схвалюються.
8.22 Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву облдержадміністрації через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2005 рік передаються в архівний підрозділ у 2008 році). Справи тимчасового зберігання передаються до архіву за рішенням заступника голови–керівника апарату облдержадміністрації.
Передання справ до архіву облдержадміністрації здійснюється за графіком, складеним відповідальним за архів, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим заступником голови–керівником апарату облдержадміністрації.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, відповідальний за архів оформляє видачу справ у тимчасове користування з реєстрацією у журналі.
8.23 Прийняття кожної справи проводиться відповідальним за архів підрозділу в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву облдержадміністрації, номер справи, яка відсутня, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, які здавали та приймали справи.
Справи тимчасового зберігання передаються до архіву облдержадміністрації за номенклатурою справ.
8.24 Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами, справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в’язках з картонними прокладками, справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в’язок.
8.25 Загальний відділ забезпечує зберігання документів в облдержадміністрації згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
Заступник голови-керівник
апарату облдержадміністрації Р.В. Дригинич