ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ управління охорони здоров'я
Запорізької облдержадміністрації
від 27.09.2011 № 529
ПОРЯДОК
розгляду письмових звернень громадян
в управлінні охорони здоров’я Запорізької облдержадміністрації
1. Розгляд письмових звернень громадян в управлінні охорони здоров’я Запорізької облдержадміністрації (далі - управління) здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами та доповненнями), Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 (зі змінами та доповненнями).
2. Звернення, що надійшли до управління, реєструються у день надходження згідно із Класифікатором звернень громадян.
При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.
У разі особистого подання письмового звернення до управління, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.
3. Облік письмових звернень здійснюється в підсистемі «Звернення громадян» електронної автоматизованої системи документообігу «Optima WorkFlow». В підсистемі «Звернення громадян» провідним спеціалістом відділу кадрів та спецроботи управління на кожне звернення заповнюється картка звернень громадян (форма картки у додатку 1).
4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
5. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, начальник управління згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується виконавцем.
Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, управлінням не розглядаються, про що управління повідомляє заявника у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до управління (зразок повідомлення у додатку 2).
6. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження.
7. Відповідно до функціонального розподілу обов’язків, екземпляр картки звернень громадян у друкованому вигляді (реєстраційно-контрольна картка) разом з матеріалами відповідних та попередніх звернень передається на розгляд начальнику управління, першому заступнику начальника управління, заступникам начальнику управління.
8. Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» розглядаються начальником управління особисто.
9. Начальник управління охорони здоров’я Запорізької облдержадміністрації ставить резолюції щодо розгляду звернення безпосереднім виконавцем.
Після розгляду відповідним керівником звернення протягом робочого дня передаються виконавцям.
10. У разі відсутності начальника управління охорони здоров’я Запорізької облдержадміністрації звернення розглядається іншим керівником, який виконує його функції згідно із взаємозамінністю повноважень.
11. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень управління, пересилаються за належністю в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до управління, про що повідомляється громадянину, який подав звернення (зразок повідомлення у додатку 3).
Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до органу, до компетенції якого відноситься розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до управління (зразок листа у додатку 4) підписує заступник начальника управління.
12. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії, чи рішення яких оскаржуються.
13. Підготовку матеріалів для відправки звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій керівництва управління, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює провідний спеціаліст відділу кадрів та спецроботи управління. Термін розгляду зазначається у реєстраційні картці підсистеми «Звернення громадян».
14. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
Керівники структурних підрозділів управління та лікувально-профілактичних закладів систематично вживають необхідних заходів щодо скорочення фактичних термінів розгляду звернень в структурних підрозділах та установах, які вони очолюють.
15. Звернення вважається таким, що перебуває на контролі в управлінні, якщо у резолюції відповідного керівника управління, що розглядав звернення, надано доручення поінформувати про результати розгляду звернення управління або цього керівника особисто.
16. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в управлінні, письмова відповідь заявникам та інформація керівництву управління надається за підписом керівників лікувально-профілактичних закладів, яким доручено розгляд звернень, та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань, якщо інше не передбачено дорученням відповідного керівника управління.
17. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в органах влади вищого рівня, відповідь заявникам та проекти інформацій до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, готується та візується начальником управління, за підписом тієї посадової особи облдержадміністрації, якою надавалося доручення щодо розгляду звернення.
18. Інформація Президенту України, Прем’єр-міністру України, Голові Верховної Ради України, Народним депутатам України за результатами розгляду звернень громадян готується виключно за підписом голови обласної державної адміністрації, візується виконавцем у відповідального працівника загального відділу апарату облдержадміністрації та передається відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації для подальшого візування, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, у першого заступника, заступників голови облдержадміністрації, заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації.
19. Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».
20. У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою посадової особи, що надала доручення щодо розгляду звернення, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.
21. Інформація про результати розгляду звернень, що перебувають на контролі в облдержадміністрації разом із підписаною відповідною посадовою особою копією відповіді заявнику або проектом відповіді відповідного керівника облдержадміністрації заявнику та матеріалами звернення надаються структурним підрозділом – відповідальним виконавцем за зверненням до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.
22. Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про постановку на контроль відповідного звернення, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.
23. У разі необхідності відповідна посадова особа може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений чинним законодавством термін.
24. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до провідного спеціаліста відділу кадрів та спецроботи (відповідальної особи) для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
25. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.
Перший заступник начальника С.І. Бєляєва