МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ¢Я УКРАЇНИ
УПРАВЛІННЯ ОХОРОНИ ЗДОРОВ¢Я ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
Н А К А З
____19.07.2012__ м.Запоріжжя № _509_
дата
|
Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів в управлінні охорони здоров’я обласної державної адміністрації
|
|
Керуючись розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 13.06.2012 № 270 «Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у Запорізькій обласній державній адміністрації»
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів в управлінні охорони здоров’я обласної державної адміністрації (далі – Положення), що додається.
2. Керівникам обласних лікувально-профілактичних закладів, начальникам управління з питань охорони здоров’я Запорізької міської ради, відділів охорони здоров’я Бердянської, Мелітопольської міських рад, головним лікарям центральних районних лікарень, ТМО Михайлівського району забезпечити дотримання вимог цього Положення.
3. Керівникам обласних лікувально-профілактичних закладів протягом місяця привести власні розпорядчі акти у відповідність з цим Положенням.
4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ управління охорони здоров’я облдержадміністрації від 01.03.2010 № 135 «Про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів в управлінні охорони здоров’я Запорізької облдержадміністрації».
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника начальника управління охорони здоров’я облдержадміністрації Ушакову В.В.
|
Начальник управління |
А.Г.Запорожченко |
|
|
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ управління охорони здоров’я облдержадміністрації
від 19.07.2012 № 509 |
ПОЛОЖЕННЯ
про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів
в управлінні охорони здоров’я обласної державної адміністрації
І. Загальні засади
1. Положення про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів в управлінні охорони здоров’я обласної державної адміністрації регламентує здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами управління, лікувально-профілактичними закладами завдань, визначених у документах (далі – завдання, визначені у документах, або документи).
Порядок здійснення контролю за розглядом звернень громадян та наданням відповідей щодо запитів на інформацію визначаються окремими наказами управління охорони здоров’я.
2. Основною метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
3. Контролю підлягають зареєстровані в управлінні документи, в яких встановлено конкретні завдання або які містять питання, що потребують вирішення, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю.
4. Обов’язковому контролю підлягає:
виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах і дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах центральних органів виконавчої влади, розпорядженнях голови облдержадміністрації;
розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад;
надання відповідей на кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпорядження і доручення голови облдержадміністрації, рішення колегії обласної державної адміністрації.
5. Основними завданнями контролю за виконанням документів в управлінні охорони здоров’я обласної державної адміністрації є:
ведення в установленому порядку обліку завдань, визначених у документах;
відслідкування своєчасного надходження інформаційних та інших матеріалів про стан виконання документів;
проведення випереджувального моніторингу строків виконання документів та своєчасне інформування керівництва управління про можливість їх невиконання;
аналіз повноти та якості виконання (фактичного виконання) документів;
аналіз причин порушень виконавської дисципліни та внесення пропозицій щодо їх усунення;
підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів для керівництва управління щодо виконання документів.
6. Для здійснення контролю за виконанням документів та забезпечення належного рівня виконавської дисципліни в управлінні охорони здоров’я використовуються такі форми і методи контролю:
постановка на контроль та відслідкування строків виконання всіх конкретних завдань, визначених у документах;
перевірка якості та повноти виконання завдань шляхом вивчення й аналізу інформації, підготовленої на виконання контрольних документів;
аналіз і узагальнення інформації про стан виконання документів у цілому або окремих визначених в них завдань, що надходить від виконавців;
систематичний аналіз статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів;
проведення періодичних комплексних та цільових перевірок організації і стану виконання документів безпосередньо на місцях;
розгляд стану виконання документів (виконавської дисципліни), заслуховування звітів відповідальних осіб з питань організації виконання документів на засіданнях колегії управління, нарадах у керівництва;
постійний моніторинг, аналіз інформації про стан виконавської дисципліни.
7. Відповідальність за організацію виконання та контролю за виконанням завдань, визначених у документах, в управлінні охорони здоров’я несуть начальник, перший заступник, заступники начальника (відповідно до розподілу обов’язків) та начальники відділів управління.
8. Безпосередній контроль за виконанням документів в управлінні охорони здоров’я забезпечують відповідальні особи, які здійснюють реєстрацію, облік документів і контроль за строками їх виконання.
ІІ. Здійснення контролю за виконанням документів
9. Організація роботи з документами здійснюється в порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства, яка розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 (далі – Інструкція з діловодства).
10. Контроль за виконанням документів включає:
взяття документів на контроль;
визначення форм і методів контролю;
перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців;
контроль за станом виконання;
зняття документів з контролю;
направлення виконаних документів до справи;
облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів;
інформування керівництва управління про хід та результати виконання документів.
11. Після реєстрації документи подаються на розгляд керівництву управління охорони здоров’я. Шляхом написання резолюції визначаються виконавці, завдання та строки виконання.
Після цього відповідальна особа здійснює контроль за строками виконання завдань та наданням інформації про виконання.
12. Перший заступник, заступники начальника, керівники й фахівці структурних підрозділів управління особисто контролюють хід виконання документів, перевіряють стан справ на місцях у межах своєї компетенції.
У разі виявлення можливого несвоєчасного чи неповного виконання завдань, визначених документом, посадова особа негайно інформує про це свого безпосереднього керівника.
За результатами розгляду інформації про можливий зрив виконання документа начальник управління або його заступник (відповідно до розподілу обов’язків) дає доручення виконавцям вжити відповідних заходів з метою усунення причин, що перешкоджають виконанню.
У разі виявлення недбалого ставлення до організації виконання завдань, визначених у документі, вносяться пропозиції щодо притягнення винних до дисциплінарної відповідальності.
13. Для забезпечення контролю за виконанням завдань, визначених у документах:
на контрольних документах відповідальною особою обов’язково ставиться відмітка про взяття документа на контроль;
резолюція керівництва повинна містити: прізвище та ініціали відповідального виконавця (виконавців), завдання щодо виконання документа, строк виконання, підпис керівника, дату розгляду документа; на документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
14. Інформація на виконання завдань, визначених у документах, має містити чітку, конкретну, повну й лише по суті справи відповідь щодо виконання всіх визначених завдань (конкретно по кожному пункту) і повинна бути оформлена відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
15. Для забезпечення контролю повноти і якості підготовки інформації на виконання завдань, визначених у документах:
1) Перед подачею інформації на підпис керівництву управління охорони здоров’я відповідальні за виконання документа посадові особи обов’язково візують другий примірник інформації, який залишається в управлінні.
У разі, коли інформація готується за підписом голови облдержадміністрації, другий примірник інформації обов’язково візують начальник управління і заступник голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).
Всі інформації, які підписуються або візуються заступниками голови облдержадміністрації, обов’язково візують помічники заступників голови.
Інформації на виконання актів прокурорського реагування (протести, приписи, подання) підлягають обов’язковому візуванню в юридичному відділі апарату облдержадміністрації.
2) Інформації про виконання документів, які надсилаються керівництву обласної державної адміністрації, обов’язково підписує начальник управління, а у разі його відсутності – особа, що його заміщує.
3) Документи, що надсилаються Президенту України, Голові Верховної Ради України, Прем’єр-міністру України, депутатам, підписує голова облдержадміністрації; центральним органам виконавчої влади – заступники голови облдержадміністрації (за погодженням з головою облдержадміністрації).
16. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки начальник управління, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або відповідальна особа відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
17. На знятих з контролю документах відповідальною особою проставляється відмітка «До справи», яка свідчить, що роботу над документом завершено. Зняті з контролю документи зберігаються у виконавців до моменту їх передачі в архів.
ІІІ. Особливості здійснення контролю за виконанням
розпоряджень голови обласної державної адміністрації
18. З метою забезпечення організації виконання завдань, визначених у документах вищих органів влади, безпосередньо на території області, у разі необхідності, управління охорони здоров’я готує проект відповідного розпорядження голови обласної державної адміністрації.
19. Завдання, передбачені у розпорядженні голови облдержадміністрації, повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший строк визначеної мети та визначати, як правило, виконавців і строки виконання завдань.
У розпорядженні, в разі потреби, передбачаються проміжні та остаточні строки інформування обласної державної адміністрації про хід виконання встановлених завдань.
20. Контроль за виконанням розпорядження голови обласної державної адміністрації здійснює та особа, на яку покладено контроль.
21. Для здійснення контролю за виконанням завдань, визначених у розпорядженнях голови облдержадміністрації, загальним відділом формується «Контрольна папка», яка передається заступнику голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов’язків) для написання резолюції та направлення її підрозділу, який несе відповідальність за організацію виконання розпорядження.
«Контрольна папка» зберігається в управлінні охорони здоров’я до зняття з контролю та передачі в загальний відділ.
22. Розпорядження виконується в установлені в ньому строки. У разі їх відсутності відповідальний виконавець складає план організації виконання розпорядження, який підписується начальником управління і затверджується відповідним заступником голови облдержадміністрації.
Копія плану подається до загального відділу в строк, визначений заступником голови облдержадміністрації, який не перевищує 10 днів від дати написання ним резолюції.
23. План організації виконання розпорядження голови облдержадміністрації визначає:
додаткові організаційні заходи щодо виконання розпорядження (у разі необхідності);
строки інформування керівництва облдержадміністрації (підготовки інформації про хід виконання розпорядження);
остаточний строк виконання розпорядження.
24. Інформація про хід виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації, яке знаходиться на контролі:
може бути проміжна або підсумкова (проміжна готується щомісяця, щокварталу, щопівроку тощо; підсумкова – для зняття розпорядження з контролю або продовження його виконання);
має містити відомості про хід виконання розпорядження (конкретно по кожному пункту) та стан справ після реалізації всіх визначених у розпорядженні завдань, пропозиції щодо подальшої роботи;
готується відповідно до завдань, визначених у розпорядженні, голові облдержадміністрації за підписом заступника голови облдержадміністрації; заступнику голови облдержадміністрації – за підписом начальника управління охорони здоров’я .
25. Підсумкова інформація про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації (із пропозицією зняти розпорядження з контролю як виконане або продовжити його виконання) разом з матеріалами «Контрольної папки» передається на підпис відповідному заступнику голови облдержадміністрації.
Підсумкову інформацію про хід виконання розпорядження голови облдержадміністрації обов’язково візують відповідальний виконавець, начальник управління та помічник відповідного заступника голови облдержадміністрації.
Перед подачею на підпис заступнику голови облдержадміністрації відповідальний виконавець подає підсумкову інформацію на візування до сектору контролю, який шляхом вивчення та аналізу цієї інформації здійснює контроль за фактичним виконанням завдань, визначених у кожному пункті розпорядження.
26. Після розгляду заступником голови облдержадміністрації матеріали «Контрольної папки» передаються голові облдержадміністрації, який приймає рішення про зняття розпорядження з контролю або продовжує строк його виконання.
У разі продовження строку виконання начальник управління повідомляє про це відповідальним особам та під керівництвом заступника голови облдержадміністрації продовжує виконання розпорядження.
27. Розпорядження голови облдержадміністрації, яке визначає організацію та діяльність управління охорони здоров’я (склад комісії/робочої групи, Положення, Порядок тощо), у разі втрати актуальності або необхідності внесення змін знімається з контролю на підставі виданого розпорядження голови обласної державної адміністрації, яке визначає втрату його чинності.
ІV. Здійснення контролю
за додержанням строків виконання документів
28. Строки виконання завдань встановлюються чинним законодавством, самим документом або резолюцією начальника управління охорони здоров’я.
Письмове інформування про виконання завдань, визначених у документах, здійснюється у разі, якщо така вимога передбачена у цих документах.
29. Акти Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації виконуються у строки, встановлені цими документами. Якщо строк не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності.
Для інших документів, у разі коли строк їх виконання не визначений, встановлюється строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання, або документ виконується протягом 30 календарних днів від дати реєстрації, про що повідомляється співвиконавцям.
Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов’язково зазначається конкретний строк (не більше 10 днів).
Телеграми, в яких порушуються питання, які потребують термінового вирішення, виконуються у строк до 2 днів, решта – протягом 10 днів.
Документи з позначкою «Негайно» виконуються у день отримання управлінням охорони здоров’я або у строки, що вказані в документі.
30. Для забезпечення своєчасного виконання документів з надто короткими строками вживаються заходи невідкладного виконання документів:
відповідальна особа за реєстрацію цих документів відразу після отримання подає їх начальнику управління охорони здоров’я для написання резолюції;
начальник управління першочергово розглядає, визначає строк і порядок виконання документів;
після розгляду начальником управління документи невідкладно передаються безпосереднім виконавцям;
відповідальна особа за реєстрацію цих документів здійснює погодинний моніторинг в останній день строку виконання цих документів.
31. З метою недопущення порушень строків виконання документів відповідальна особа за реєстрацію цих документів:
проставляє строк виконання на 5 календарних днів раніше від встановленого;
здійснює завчасне та систематичне надання виконавцям нагадувань-попереджень про наближення строків виконання документів.
32. Проекти розпорядчих документів або інформації про виконання документів стосовно актів Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до облдержадміністрації, подаються за 15 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений у документі.
33. Відповідно до статей 15, 16 Закону України «Про статус народного депутата України» на депутатський запит офіційна письмова відповідь надається народному депутату України протягом 10 днів із моменту його реєстрації.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України у визначений строк, його повідомляють про це листом з викладенням причин продовження строку розгляду, який не може перевищувати 30 днів з моменту реєстрації.
Розгляд звернень депутатів місцевих рад відбувається протягом 10 днів, запитів – у встановлений радою строк.
34. Згідно із Законом України «Про прокуратуру» визначені строки виконання та інформування на документи органів прокуратури (з дня реєстрації):
вимога – невідкладно;
припис – негайно;
постанова – у 10-денний строк;
протест – у 10-денний строк;
подання – не пізніше як у місячний строк.
35. Строк виконання документа може бути змінений лише посадовою особою, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадовою особою, яка її заміщує. Виконання документів може бути достроково припинено або відмінено лише органом влади вищого рівня, посадовою особою, що його видала одноособово, а також на вимогу суду.
36. У разі, коли з об’єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, начальник управління до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування визначає новий строк, про що повідомляє посадовій особі, яка встановила строк виконання завдання.
Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.
37. З метою забезпечення своєчасного отримання органами вищого рівня інформації про виконання завдань, визначених у документах, вживаються такі заходи:
у разі потреби, в останній день строку виконання здійснюється нагадування-попередження виконавців у телефонному режимі;
якщо інформація за погодженням з керівництвом управління направляється пізніше від встановленого випереджувального строку, обов’язково використовується електронна пошта або факс (відповідна відмітка робиться на другому примірнику інформації, який залишається у відповідальної особи).
V. Організація та проведення
перевірок стану виконавської дисципліни
38. Перевірка стану виконавської дисципліни (далі – перевірка) є формою контролю, за допомогою якої встановлюється реальний стан справ щодо виконання в закладах охорони здоров’я завдань, визначених у документах.
39. Перевірка передбачає отримання інформації та обстеження на місці.
40. Перевірки поділяються на:
цільові – вивчення стану виконання окремих документів або стану виконавської дисципліни за окремими напрямами діяльності закладу;
комплексні – вивчення стану виконавської дисципліни в цілому за всіма напрямами діяльності закладу охорони здоров’я.
41. Основна мета перевірок:
забезпечення високої ефективності та дотримання строків виконання завдань, визначених у документах;
надання необхідної допомоги керівникам закладів охорони здоров’я;
підготовка рекомендацій для поліпшення стану виконавської дисципліни.
42. Перевірки проводяться:
на підставі затверджених в установленому порядку планів роботи, а також позапланово – за дорученням керівництва управління охорони здоров’я;
з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення таємної інформації, що стала відома під час її проведення.
43. При підготовці до проведення перевірки передбачається вивчення нормативно-правової бази, оперативної та іншої інформації.
44. Не пізніше, ніж за один день до початку перевірки заклад охорони здоров’я попереджається про її проведення листом за підписом начальника управління.
45. Для виконання покладених завдань особи, що проводять перевірку, мають право:
вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню перевірки;
ознайомлюватися з необхідними документами, у разі потреби знімати з них копії та додавати їх до матеріалів перевірки;
отримувати від керівників та працівників закладу охорони здоров’я, в якому проводиться перевірка, усні та письмові пояснення;
перевіряти повноту усунення порушень, виявлених попередніми перевірками.
46. Під час проведення перевірки не допускається втручання в діяльність закладу охорони здоров’я, а також перешкоджання виконанню його працівниками своїх службових обов’язків.
47. Результати перевірки в закладах охорони здоров’я відображаються у довідці, що складається та підписується посадовою особою, яка здійснила перевірку.
Довідка повинна містити аналіз визначеного для вивчення питання, перевірені та документально підтверджені факти, об’єктивну оцінку (висновок) стану справ і результатів діяльності. У разі виявлення негативних фактів мають бути викладені причини та заходи, які вживаються для їх усунення, а також пропозиції щодо виправлення становища.
48. Для проведення перевірки може утворюватися робоча група або комісія (далі – робоча група) та призначатися її голова:
1) Склад робочої групи та її голова затверджуються начальником управління охорони здоров’я.
2) Рішення про утворення робочої групи приймається не пізніше ніж за п’ять робочих днів до початку перевірки.
3) До складу робочої групи включаються працівники управління охорони здоров’я, лікувально-профілактичних закладів та закладів освіти за погодженням з їх керівниками.
4) За результатами перевірки складається звіт (довідка або акт), який підписується головою та членами робочої групи. Член робочої групи, який не згодний з висновками робочої групи, може викласти свою окрему думку в письмовій формі, що додається до звіту.
49. Керівник закладу охорони здоров’я, в якому проводиться перевірка, може вносити письмово пропозиції та обґрунтовані пояснення стосовно наведених у довідці (акті) фактів і висновків.
50. Про результати проведеної перевірки надається інформація посадовій особі, за дорученням якої проводилася перевірка, після чого довідка (акт) надається начальнику управління для ознайомлення та вжиття в разі необхідності заходів для усунення виявлених недоліків.
Необхідність здійснення додаткових заходів визначається посадовою особою, за дорученням якої проводилася перевірка.
51. Заклад охорони здоров’я, в якому проводилася перевірка, інформує в установлені строки про проведену роботу з усунення виявлених недоліків та вжиті заходи для притягнення до відповідальності працівників, винних у допущених порушеннях.
52. За рішенням начальника управління охорони здоров’я результати вивчення стану виконавської дисципліни можуть бути винесені для розгляду на засіданні колегії управління.
53. Рішення щодо оприлюднення матеріалів перевірки в засобах масової інформації приймає начальник управління охорони здоров’я облдержадміністрації.
Заступник начальника В.В.Ушакова